Koronavirüs ile evden ve
uzaktan çalışma modeline geçen kurumların sayısı artarken,
hazırlıksız olanlar adaptasyonda zorluk yaşayabiliyor. Buna bağlı
yaşanabilecek iş performansı düşüşlerini önlemek isteyenler
için bir rehber hazırlayan SEM Genel Müdürü İhsan Ceyhan
Solak, kurulum, bağlantı, koordinasyon, verimlilik, düzen
devamlılığı, idari işler ve sosyal hayatla ilgili yapılabilecek
düzenlemelerin yanı sıra, en iyi uygulamaları ve ipuçlarını da
paylaştı.
Teknolojinin her alanında
yer alan SEM’in bu sayede kısa bir planlama yaparak 90 çalışanı
ile hızlı bir şekilde evden çalışma modeline geçtiğini
belirten Solak, “Sosyal izolasyonun aslında zor olmadığını
anlatmak istiyoruz. Her değişim gibi bu da cesaret istiyor.
Maliyet, çalışan takibi, verimlilik ve müşteri yaklaşımı gibi
endişeler 5 ana başlıkta toplayarak, iyi bir ekip çalışmasıyla
her şey planlanabiliyor. BT’nin yanı sıra, İK, satış, finans
ekipleri, hatta işe yeni başlayan çalışanlarınız da bu
planlamaya katılmalı. Yapıcı, sorunlara çözüm getirecek bir
yaklaşımla bu planlamanın üstesinden gelebilirsiniz” şeklinde
konuştu.
Uzaktan bağlantı
yetkinliğine erişmek en kritik konu
Kuruma fiziksel olarak
bağlı sistemler uzaktan çalışma modeline geçiş için ön
hazırlık gerektirebiliyor. Bulut sistemleri ise her yerden
bağlanabilir olmalarıyla bu konuda hazırlığı azaltarak avantaj
sağlıyor.
Öncelikle çalışanların
teknik gereksinimlerinin karşılanması için iyi bir liste yapmakta
fayda var. İnternet bağlantısı yavaş olan haneler için güçlü
internet bağlantısı veya kablosuz ağ ekipmanı ile desteklemek
gerekiyor. İkinci ekran, klavye, diz üstü bilgisayar gibi diğer
ekipmanlar ise ofisteki sistemlerden tedarik edilebilir.
Hemen ardından
kullanılması gereken yazılımların uzaktan kullanılacak
sistemlere kurulması biraz zamanınızı alabilir. Burada iş
süreçlerine göre yazılım seçimi önem gösterecektir.
Proje yönetim
araçları verimlilik, iş süresi ve görev takibi yapabiliyor
Toplu iletişim
yeteneğine sahip araçlar, bu süreçte birebir iletişimden daha
iyi sonuç vereceği gibi, ekip ruhunu da kuvvetlendirir. Örneğin
bir WhatsApp grubu ile hızlı iletişim kurabilir, Skype ya da
Google Hangouts ile konferans aramaları yapabilirsiniz, Slack ile
projelerinizi ve ilgili dosya ve mesajlarınızı otomatik
ayrıştırabilir, hem proje yönetip hem de sağlıklı iletişim
kurabilirsiniz.
Çalışan verimliliği
için Time Doctor ve Harvest yazılımları her iş günü sonunda
kim kaç saat hangi projede çalıştı, kaç saat görev dışı
(kendini geliştirme, yeni iş kolları bulma vb.) vakit geçirmiş
görebilmenizi sağlar. Bu yazılımlarla belirli periyotlar için
analiz yapabilmeniz de mümkün olacaktır.
Asana kullanarak iş
görev dağılımında iş atamaları yapabilir, her iş günü
sonunda çalışan ve ekipler özelinde verimlilik ölçebilirsiniz.
Mekan değişikliği
algısını oturtmak, performansı korumak için önem taşıyor
Değişimin sadece mekan
değişikliği olduğu bilincinin ilk dakikadan verilmesi kritik önem
taşıyor. Çalışma saatlerinin korunması, düzenli toplantıların
devam etmesi, bu sürece özel toplantılar belirlenmesi de
verimliliği koruyucu ve artırıcı olacaktır.
Uzaktan çalışma
modeli, müşteri toplantıları için ulaşım sebebiyle yolda
kaybedilebilecek vakitleri verimliliğe dönüştürmek için de bir
fırsat sunuyor. Üstelik toplantılara samimiyet katmak için de “ev
hali” bir avantaj olabilir.
Ofise gitmek zorunda
olanlar için dönüşüm sağlayın
Güvenlik, karşılama,
muhasebe ekipleri gibi ofise gitmeleri gerekebilecek çalışanlar
için dönüşümlü çalışma çizelgesi hazırlamak da planlamanın
önemli bir parçası.
SEM’in uygulamasında
ofise gidecek çalışanlar için ikişer günlük dönüşümlü
program ve özel ulaşım araçları sağlanması yer alıyor. Ofis
için kargo ve paket kabulünü asgariye indiren SEM, öğle yemeği
bedellerini de çalışan hesaplarına peşin yatırarak onları
koruyacak bir adım atmış.
Sosyalleşmeyi
unutmayın
Düzenli gün sonu
toplantılarıyla sosyal izolasyon konusundaki tecrübelerinizi
birbirinizle paylaşın. Evde çalışmanın en büyük
zorluklarından birisi insan doğasına da aykırı bir şekilde
yalnız kalmak ya da ofiste olan sosyal etkileşimin azalmasıdır.
Çalışanlar, birbirlerinin yaşadığı zorlukları ya da bunları
nasıl aşabildiklerini dinledikçe, izolasyonun getireceği
zorlukları daha kolay aşabilirler.
Mesai saatleri dışında
kendilerini geliştirebilmeleri için eğitimler ya da sanal ortamdan
gerçekleştirilebilecek özel aktiviteleri de çalışanlara sunmak,
hem morallerinin hem de performanslarının yüksek olmasına katkı
sağlayacaktır.
